De archiefsector heeft de kennis en kunde om overheidsinformatie actief openbaar te maken (Woo). Zo kunnen wij meehelpen aan het herstel van het vertrouwen in de overheid bij de burger. Kortom, de archiefsector als nutsvoorziening! Hierover ging het panelgesprek tijdens Archiefdag 2023 onder leiding van Ellen van der Waerden, voorzitter KVAN.
Deelnemers aan het panelgesprek zijn:
– Tom de Smet, directeur Archieven, Dienstverlening & Innovatie, Nationaal Archief
– Sofie Bustraan, Informatiecommissaris Amsterdam
– Marc Holtman, hoofd afdeling Toegankelijkheid en Digitale Innovatie, Stadsarchief Amsterdam
– Anouk Schoemaker, Westfries Archief
Hoe gaan we het actief openbaar maken van overheidsinformatie handen en voeten geven? Ellen van der Waerden: ‘Als KVAN willen we hierin stappen zetten. Het mooie is dat er al praktijkvoorbeelden zijn zoals Stadsarchief Amsterdam en Westfries Archief.’
Het Nationaal Archief hoopt op veel navolging en ziet hierin een actieve rol voor zichzelf weggelegd. Tom De Smet: ‘Een open en transparante overheid dat is waar wij voor staan. Die puzzel leggen we samen, met alle grote- en kleine archiefinstellingen. Het Nationaal Archief is daarin graag jullie partner.’
Voorbeeld Stadsarchief Amsterdam
Sofie Bustraan nam als informatiecommissaris Amsterdam het initiatief om contact te leggen met Stadsarchief Amsterdam, waar zij eerder 10 jaar werkte. ‘Alle burgers hebben recht op toegang tot overheidsinformatie. Goed toegankelijke overheidsinformatie kan bijdragen aan een sterk democratisch debat en aan een sterke relatie tussen burger en overheid. Door alleen het plaatsen van informatie ‘as is’ op een website regel je die toegang niet voor iedereen en worden die doelen van openbaarheid niet gerealiseerd.’
Zij geeft aan dat er meer nodig is, zoals goede dienstverlening. Burgers moeten een aanspreekpunt hebben: digitaal en fysiek waar ze hulp kunnen krijgen bij het zoeken, vinden en gebruiken van informatie. ‘Archieven zijn hier heel goed in en doen dit al heel lang als het gaat om historisch materiaal. Laten we die expertise dan ook inzetten voor recent materiaal. Voor burgers maakt het niet uit: er is een informatievraag en het antwoord kan zitten in zowel oudere documenten als nieuwe documenten.’
Project open.amsterdam
Daarop belde Sofie met Marc Holtman van Stadsarchief Amsterdam. ‘Wij zijn daar al jaren goed in’, vertelde Marc tijdens het panelgesprek. ‘We hebben twee kernwaarden: duurzame toegankelijkheid en kennisinformatie dienstverlening. Toen hebben wij open.amsterdam opgestart. Daar bieden wij context en een zoekfunctie voor de burger. De technologie en infrastructuur bestond al. We hebben niets nieuws uitgevonden. Wij hopen dat dit veel navolging gaat krijgen in andere gemeenten. Ook kijken we hoe we bibliotheken als fysieke plekken hierbij kunnen inzetten.’
Tom De Smet: ‘Alle burgers hebben recht op overheidsinformatie. Ik gun iedereen dat we dit samen gaan doen. Per slot van rekening zijn we allemaal experts in het duurzaam toegankelijk houden van die informatie.’
Initiatief Westfries Archief
Anouk Schoemaker van Westfries Archief: ‘Ook wij zien het archief niet alleen als een plek waar informatie bewaard wordt. We willen als archiefprofessionals informatie ook actief openbaar maken. We hebben de voorzieningen en bestaande infrastructuren. Je hebt wel een goed werkend e-depot nodig. Maar we hebben de techniek en de mensen in huis. Alle kennis en kunde is aanwezig om een publicatie laagdrempelig over te brengen.’
Zij is zelf actief naar hun 7 gemeenten toegestapt. ‘Daar kregen wij goed gehoor. Gemeenten staan in de rij voor onze kennis!’
Samenwerking met gemeenten stimuleren
Tijdens de KVAN webinar over dit onderwerp afgelopen april vertelde Jeroen Jonkers van VNG Realisatie: ‘Vanuit VNG stimuleren wij goede voorbeelden om als archieven de samenwerking aan te gaan met gemeenten. Wij staan volledig achter dit initiatief. Er is niet één oplossing, we kennen meerdere goede voorbeelden. We willen samen aan de slag vanuit een platformgedachte.”
Manifest en managementbijeenkomsten
De voorzitter van KVAN rondde het panelgesprek af met de mededeling dat er een manifest komt met een whitepaper. ‘In het najaar organiseren wij twee managementbijeenkomsten. Houd dus de uitnodiging hiervoor in de gaten.’
Meer informatie
Wil je ook deel uitmaken van deze beweging? We houden je op de hoogte en informeren je hoe je kan aansluiten via LinkedIn, www.kvan.nl en de KVAN Nieuwsbrief. Ontvang je de tweewekelijkse nieuwsbrief van KVAN nog niet? Meld je hier aan.
